שעון נוכחות וירטואלי

שעון הנוכחות מלווה את עולם העבודה כבר שנים רבות מאד. התנועה האוטומטית של הכנסת הכרטיס עם הכניסה לעבודה היא חלק מחיי היומיום של אנשים רבים ברחבי העולם, אבל אופן הביצוע של התנועה הזו הולך ומשתנה. בעבר ראינו שעונים מכאניים שהחתימו שעה ותאריך על גבי כרטיסי נייר. בשנים האחרונות אנחנו פוגשים בכרטיסים מגנטיים שמועברים בקורא אלקטרוני. מקומות עבודה אחרים בוחרים בשעונים ביומטריים שקוראים טביעת אצבע. חברות מתקדמות עושות שימוש בטלפון החכם באמצעות אפליקציה לרישום שעות עבודה כדי לתעד את שעות העבודה.

לא משנה מה אמצעי הדיווח על שעות העבודה, כל חברה כיום מחזיקה כיום תוכנה לחישוב שעות עבודה אשר מאפשרת לה לקיים את דרישת החוק ולתעד בצורה קפדנית את עבודת השכירים בחברה. העובדים נדרשים לדווח והמעביד מצדו צריך להיות מסוגל לספק פירוט מדוקדק של כל שעות העבודה של כל העובדים. אפילו עובדים במשרות הנהלה או אמון ועובדים שאינם מגיעים פיזית למקום העבודה חייבים לדווח על שעות העבודה בצורה מלאה ומפורטת. וכאן מתעורר במקרים מסוימים קושי טכני של ממש – שהרי כל צורת דיווח שדורשת הקלדה מאוחרת לתוך התוכנה היא פתח לשגיאות ולאי הבנות.

הפתרון לעבודה מרחוק

בגלל החשש מפני טעות או משבר אמון המעסיק לרוב מעוניין להימנע ממצבים שבהם העובד מדווח בדיעבד על שעות העבודה. אבל כאשר העובדים אינם מגיעים כלל למקום העבודה – תופעה רווחת והולכת בעולם של ימינו – איך אפשר לקבל מהם דיווח מדויק בזמן אמת? ובכן, כיום הטלפון החכם מלווה את כל העובדים לכל מקום. על אותו הטלפון ניתן להתקין אפליקציה לרישום שעות עבודה שאליה ידווחו השעות והבעיה באה על פתרונה על הצד הטוב ביותר.

המערכות הוירטואליות המתקדמות יכולות לקבל את הדיווחים באופנים שונים ממקורות שונים ולדעת כיצד להתמודד עם מאפייני עבודה שונים והגדרות שונות לכל עובד. המעסיקים מצדם יכולים לעשות שימוש באותה תוכנה לחישוב שעות עבודה כדי לשלוף דוחות שונים בחתכים שונים לכל צורך ומצב – למשל לצורך קבלת התראות שונות שהוגדרו במערכת על בעיות ותקלות. שליטה במערכת השכר היא בעצם שליטה בסעיף הוצאות אדיר ודינמי אשר משמעותה שיפור היכולת הניהולית. בנוסף, למערכות שכר שמנוהלות באופן חיצוני יתרון גדול נוסף – הן מתוחזקות, מגובות ונשלטות על ידי חברות המתמחות אך ורק בהן ואפשר לדעת שנתוני השכר החיוניים נמצאים בידיים טובות. עסקים מתקדמים כיום מעדיפים לעשות שימוש בשעון נוכחות וירטואלי.